Taraflar açısından ileride hak kaybı yaşanmaması adına, taraflarca yerine getirilecek yükümlülükleri düzenlemek ve ileride ihtilaf yaşanmaması adına yapılacak işin başında yol haritası niteliğinde bir sözleşme yapılması ve taraflarca imzalanması yerinde olacaktır. Bu sözleşmenin ilgili kurumlar nezdinde geçerli olabilmesi için birtakım şartları taşıması gerekecektir. Bu yazıda bu hususlar işlenmeye çalışılacaktır.
• Öncelikle sözleşmede bulunması gereken ana unsurlar bulunmalıdır. Örnek olarak; satış sözleşmesinde satım konusu mal, satım konusu malın bedeli ve tarafların birbirine uygun irade beyanı bulunmalıdır. Sözleşme mevcut yasa ve yönetmeliklere aykırı olamaz.
• Sözleşmenin içeriğinde neler bulunmalıdır?
Sözleşmenin akdedildiği tarih mutlaka yazılmalı ayrıca hüküm doğuracağı tarih de belirtilebilir.
Tarafların hak ve yükümlülükleri detaylı olarak belirlenmesi gerekir. Taraflar arasında bir ihtilaf çıktığında ya da taraflar yükümlülüklerini yerine getirmezse ya da eksik olarak yerine getirirse ne olacağı açık ve detaylı olarak düzenlenmesi gerekir.
Damga vergisi kimin tarafından ödeneceği yazılmalıdır.
Cezai şart belirtilmelidir.
Fesih şartlarının ve sonuçlarının detaylıca belirtilmesi gerekir. Sözleşmeden dönme geriye etkili olarak sonuçlarını doğurur. Fesih ise sözleşmeyi ileriye etkili olarak sona erdirir. Fesih için haklı sebepler var ise mutlaka belirtilmelidir.
• Sözleşmenin süresi ve bitiş tarihi net olarak belirtilmeli, sözleşmenin sona ermesi halinde ne olup olmayacağı açıkça yazılmalıdır.
• İhtilaf halinde yapılacaklar yazılması gerekmekte olup, hakem veya arabulucu tayini yazılmalıdır.
• Sözleşmeyi imzalayan tarafların kimlik fotokopileri, imza sirküleri ve vekaletleri sözleşmenin ekine eklenmelidir. İmza sirkülerinin ve vekaletlerin geçerlilik tarihleri kontrol edilmelidir.
• Sözleşmenin amacı ve hukuki niteliği açıkça belirtilmelidir.
• Sözleşme karşı tarafa teyit amacıyla gönderilmeden önce mutlaka taslaktır ibaresi yazılmalıdır.
• Sözleşme mutlaka kanunun emrettiği şekil şartlarını taşımalı ve mevzuatın emrettiği hususlara aykırı olmamalıdır.
• Sözleşme başlığı ile birlikte tarafların isimleri, sözleşmenin konusu ve sonrasında tarafların hak ve yükümlülüklerini açıklayan ayrıntılı hükümler yer almalıdır. Bu bölüm ayrı ayrı ve tereddüte yer vermeyecek kadar açık bir şekilde kaleme alınmalıdır.
• Sözleşmenin ifa edileceği zaman ve yer mutlaka yazılmalıdır. Sözleşmenin konusuna göre örnek olarak; mesafeli satım sözleşmesinde mal satıcının deposundan mı alınacak, sözleşme konusu malların nakliye masraflarını kim üstlenecek? Gibi hususlar açıkça belirtilmelidir.
• Kanuna aykırı olmamak şartıyla yetki şartı da yazılabilir
• Sözleşmede tahkim koşulu da öngörülebilir.
• Taraflardan birisinin sözleşmeden doğan yükümlülüğünü yerine getirmemesi halinde cezai şart öngörülebilir.
• Taraf sayısınca nüsha olmalı her sayfa imzalanmalıdır.
• Teknik konuları içeren sözleşmelerde sözleşmenin sonuna teknik şartname eklenmelidir. Sonrasında ayıba karşı tekeffülden dolayı ihtilaf çıkması halinde eserde bulunması gereken nitelikler teknik şartnameden tespit edilebilmelidir. Örneğin 1. sınıf malzeme kullanılacaktır ibaresi yetersizdir dolayısıyla bir malda bulunması gereken nitelik sözleşmede detaylı olarak belirtilmesi gerekir.
• Sözleşmeyi imzalayacak olan karşı tarafın imza yetkisi araştırılmalı, TTSG’den karşılaştırılarak imza sirküleri sözleşmeye eklenmelidir. Şirketlerin imza ile birlikte kaşe kullanması gerekmektedir.
• Kefilin, sorumlu olduğu azamî miktarı, kefalet tarihini ve müteselsil kefil olması durumunda, bu sıfatla veya bu anlama gelen herhangi bir ifadeyle yükümlülük altına girdiğini kefalet sözleşmesinde kendi el yazısıyla belirtmesi şarttır. TBK m. 584 uyarınca “önce ya da en geç kurulması anında verilmiş olması şarttır. Eşlerden biri mahkemece verilmiş bir ayrılık kararı olmadıkça veya yasal olarak ayrı yaşama hakkı doğmadıkça, ancak diğerinin yazılı rızasıyla kefil olabilir; bu rızanın sözleşmenin kurulmasından önce ya da en geç kurulması anında verilmiş olması şarttır.” Eşin rızasına ilişkin hususun da göz önünde bulundurulması gerekmektedir.
• Kira sözleşmelerinde kefilin sorumluluğu 1 yıllık kira süresi ile sorumludur. Ancak sözleşmenin başında kefilin el yazısı ile “uzayan kira yılları için de sorumluluk devam edecektir” ibaresi yazılması halinde kefilin sorumluluğu devam edecektir.
• 805 sayılı Kanun; yabancı dilde hazırlanmış sözleşmenin mutlaka Türkçe metninin de düzenlenmiş olması gerektiğini düzenlemektedir.
• Parasal tutarlarda dövizli işlemler söz konusu ise ödemenin dövizle yapılmaması halinde, esas alınacak kur tespit edilmelidir.
• Kanunen yazılı şekilde yapılması gereken bir sözleşmede yapılan değişiklikler, yine yazılı şekilde yapılmalıdır. Ancak sözleşmeyi tamamlayıcı yani hükümler bu kuralın dışındadır.
• Sözleşmenin imzalanmasında sonra ıslak imzalı nüsha güvenli bir şekilde muhafaza altına alınmalıdır.
Sözleşmenin ana başlık ve konuları
- Başlık
- Tarafların kimlik bilgileri ve tebligat adresleri
- Amaç
- Konu
- Tanımlar
- Tarafların hakları
- Tarafların yükümlülükleri
- Sözleşmenin süresi
- Uzaması
- Sözleşmenin sona ermesi
- Sorumsuzluk kayıtları; kast veya ağır ihmal hallerinde sorumsuzluk kaydı geçersiz, hafif ihmal halinde geçerlidir.
- Mücbir sebepler
- Sözleşmenin fesih yoluyla sona ermesi ya da borca aykırılık durumunda karşı tarafa süre verilecek mi hususu
- Cezai şart
- Teminatlar
- Yetki sözleşmesi ve tahkim şartı
- Adres değişiklikleri
- İhtarnamelerinin şekli ve ayıp ihbarının ne şekilde yapılacağı
- Rekabet etmeme ve sır saklama yükümlülüğü
- Diğer hususlar
- Sözleşmenin kaç nüshadan oluşacağı ve ne zaman yürürlüğe gireceği
- Tarih ve imzalar
- Ekler ve teknik şartname